Gestionnaire de scolarité H/F

L’EPCC Cité du Design - École supérieure d’art et design recrute
Un gestionnaire de scolarité H/F
Cadre d’emplois des Adjoints Administratif, catégorie C

Faisant partie de l'établissement public de coopération culturelle Cité du design, l’École Supérieure d'art et design est un établissement d'enseignement supérieur artistique agréé par le ministère de la culture. Elle propose deux cycles de 5ans d'études en art et design sanctionnés par des diplômes nationaux et un troisième cycle en design. Comptant une quarantaine de professeurs et assistants d'enseignements pour plus de 350 étudiants, elle s’appuie sur la Cité du design, avec laquelle elle partage divers équipements, compétences et organise la Biennale Internationale de Design. C’est un établissement sans équivalent dans le paysage des enseignements artistiques supérieurs français.
Dans ce contexte vous travaillez au sein du service scolarité de l’Esadse.

Missions

- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants
- Garantir la continuité du service aux étudiants et l’accueil physique
- Gérer les dossiers étudiants et le suivi des parcours individuels de formation
- Participer à l’élaboration des outils de suivi, de gestion et de diffusion des activités pédagogiques

Activités

Toute l'année :
- Accueil et information des étudiants et des enseignants (physique, téléphone, mèl, courriers)
- Accueil et gestion des étudiants inscrits dans les formations internationales
- Suivi des demandes et relais aux collègues concernés
- Suivi matériel des dossiers pédagogiques : envoi, classement et archivage
- Suivi matériel des dossiers administratifs des étudiants :inscriptions, ré-inscriptions, bourses, certificats, mise à jour des profils et contacts étudiants etc.
- Transmission des données étudiantes pour constitution listes de diffusion (groupes mèl)
-Saisie des fiches de crédits dans le logiciel de scolarité en vue des bilans de fin de semestre
- Modification des emplois du temps, réservation de salles et diffusion aux étudiants et enseignants
- Participation à l’organisation des semaines pratique et recherche(logistique, diffusion des programmes)
- Vente des cartes traceurs aux étudiants
- Veille juridique cadre ministériel d’organisation des parcours/évènements de la vie des écoles supérieures (concours, diplômes...) et diffusion à l’administration de l’école

Activités spécifiques :
-  Participation à l’organisation du concours d’entrée et commissions d’équivalence et de passage et organisation des sessions des diplômes
- Organisation des jurys de diplômes au niveau logistique(hébergement, transport), rédaction des invitations officielles, envoi des éléments de diplôme (recommandations ministérielles +note pratique), envoi des documents de dossier individuel pour rémunération DRAC/MCC
- Présence aux événements relatifs aux journées de rentrée, salons,forums et journées portes ouvertes, élections étudiantes…
- Organisation de voyages pédagogiques : demande de devis,logistique, inscriptions / paiement des étudiants et diffusion en interne
- Suivi spécifique des bourses via la plateforme Scola, contact avec le Crous pour le dossier social étudiant…)

Compétences requises

- Maîtrise parfaite du pack microsoft office(logiciels de traitement de texte, tableur, Outlook, adobe, googleDrive, Dropbox, une connaissance du logiciel de scolarité Ganesh sera apprécié)
- Sens de l’organisation
- Motivation à travailler au contact d’un public étudiant et enseignants
- Rigueur
-  Aisance relationnelle
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Écoute
- Réactivité
- Adaptabilité et autonomie
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne gestion du stress et capacité de concentration

Profil souhaité

Expérience de secrétariat dans un service de scolarité d’un établissement de l’enseignement supérieur souhaitée
Maîtrise de l’Anglais

Conditions particulières

- Présence exceptionnelle lors de manifestations le samedi ou le dimanche
- Variation de la charge de travail au cours de l’année avec une période dense en début et fin d’année scolaire

Informations importantes sur le poste

Contrat à temps complet
Poste à pourvoir à partir du 15 novembre 2021 à Saint-Étienne (42) et ce jusqu’au 09 septembre 2022 (remplacement d’un congé maternité)
Catégorie C - Filière administrative
Rémunération statutaire – régime indemnitaire – titres restaurants – participation mutuelle et prévoyance.

Les candidatures(CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 04 novembre 2021
Madame Claude Assumel, Responsable des ressources humaines
3 rue Javelin Pagnon - 42000Saint-Étienne
ou par mail uniquement à : recrutement@citedudesign.com
Toute candidature incomplète ne sera pas prise en compte.
 
Les entretiens se feront en présentiel la semaine du 08 novembre avec un test informatique.